Die seit 25. Mai 2018 in Kraft befindliche Datenschutz-Grundverordnung betrifft auch unseren Verein. Schon vor einigen Wochen wurde eine interne Dokumentation erstellt, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird.
Damit festgestellt werden kann, ob jemand Mitglied im Verein ist oder nicht, werden Name, Anschrift, das Datum des Beitritts, eine interne Mitgliedsnummer und das Datum des etwaigen Todes oder Austritts in einer Mitgliederdatenbank gespeichert, die intern von unserem Rechner geführt wird und daher auch Kontoverbindungen und Zahlungsstände enthält. Für die Teilnahme an der internen Mailingliste werden die Email-Adresse, der Name und die Mitgliedsnummer erfasst.
Es liegt auf der Hand, dass der Verein der Druckerei die Adressdaten für die Erstellung der Adressaufkleber für den Versand und der Bank die Kontoverbindungen für SEPA-Lastschriften des Mitgliedbeitrags gibt. Dies sind die einzigen Weitergaben personenbezogener Daten.
Der Vollständigkeit halber sei noch darauf hingewiesen, dass die Besucherbücher der Vereinsblibliothek und der Monatsversammlungen für die Statistik geführt werden und dass die Homepage eine separate Datenschutzerklärung für die Besucher enthält.
Schon seit Jahrzehnten werden auf den früheren Postkarten und jetzigen Briefbögen freiwillige Angaben erhoben. Die überarbeitete Beitrittserklärung enthält rechtliche Hinweise für die Datenerhebung. In der Regel sind die freiwilligen Angaben nur auf der Beitrittserklärung in Papierform archiviert, die verschlossen aufbewahrt wird und nur um das Datum des etwaigen Todes oder Austritts ergänzt wird. In Einzelfällen sind in der (elektronischen) Mitgliederdatenbank weitere Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse...) gespeichert.
Für viele Vereine mag die freiwillige Angabe des Geburtsortes, Geburtsdatums, Berufs, Forschungsgebiet oder Familienwappens keinen Sinn machen. Aber für einen genealogischen Verein ist das genau der Vereinszweck. Wer hat sich nicht schon gewünscht, dass später einmal ein Enkel, eine Nichte oder ein Großneffe sich für die Familienkunde interessiert und die Forschungen weiterführt? Und hat die Befürchtung oder seinerseits die Erfahrung gemacht, dass das nicht zu Lebzeiten erfolgt, sondern der ältere Verwandte schon gestorben ist? Dann ist es sehr hilfreich, wenn solche Daten noch archiviert sind, insbesondere das Todesdatum, das noch kein Forscher jemals am Schluss seines Lebenswerks einfügen konnte.
Das leitet über zu einem sehr positiven Aspekt der Datenschutz-Grundverordnung: Verstorbene Personen sind nicht betroffen, so dass unsere Forschung in dieser Hinsicht nicht beeinträchtigt wird.
Grundsätzlich haben Sie das Recht, bei der Geschäftsstelle anzufragen, welche personenbezogene Daten von Ihnen gespeichert sind, warum sie gespeichert sind und gegebenenfalls zu löschen sind. Aufgrund der mangelnden Kapazität in der Geschäftsstelle und der Förderung der Familienkunde für nachfolgende Generationen zuliebe werden Sie innigst gebeten, bei diesem Recht möglichst Zurückhaltung zu üben.